Inspiratietoolbox

leiderschap

tijdens crisis

Online vergaderen

De 'thuiswerk video call' bingo

Online vergaderen vraagt een heel andere benadering dan een live meeting. Waarschijnlijk kan ook jij veel afvinken op de ‘thuiswerk video call’ bingokaart.

Maar, hoe zorg je nou dat een videocall vlekkeloos verloopt? Wij hebben een aantal tips!

Voorbereiding

Voor de host

  • Maak een duidelijke agenda
  • Zorg voor een deelnemerslijst, zodat je kan checken of iedereen aanwezig is

Voor de deelnemer

  • Test van te voren of je online bent en geluid het doet.
  • Gebruik een (goede) koptelefoon, dat voorkomt ruis door achtergrondgeluiden.
  • Zorg dat het licht van voren komt, anders word je een zwarte vlek.
  • Check even je achtergrond, wat wil je dat de andere deelnemers zien.
  • Kleed je passend.
  • Hou rekening met opstarttijd, dus wees vijf minuten van te voren ‘aanwezig’.

Tijdens de vergadering

Voor de host

  • Geef aan de start van de online vergadering aan hoe je wilt dat deelnemers aangeven of ze iets willen zeggen.
  • Zet de deelnemer standaard op mute, zo voorkom je omgevingsgeluiden.
  • De host bepaalt bij technische problemen om het programma te beëindigen en opnieuw op te starten.
  • Je kunt de vergadering vaak opnemen, dat is handig voor degene die er eventueel niet bij konden zijn.

Voor de deelnemer

  • Zet je geluid uit als je niet praat.
  • Als je iets wilt vragen of zeggen, laat dat weten: - Door je microfoon aan te zetten; - Via de chat; - Bij sommige systemen, kan je je digitaal je hand opsteken.
  • Je staart niet naar je telefoon of werkt aan andere klusjes (zoals het lezen van e-mails) tijdens de online vergadering.

Hoe voorkom je dat deelnemers afhaken?

  • Begin met een kort rondje hoe iedereen zich voelt. Bijvoorbeeld door elke deelnemer zich zelf een kleur te geven: groen, oranje of rood.
  • Geef deelnemers bedenktijd voor dat ze een reactie geven.
  • Stel één duidelijke vraag en geef iedereen een beperkte spreektijd (één minuut).
  • Een andere manier is om de deelnemers een aanvulzin te laten aanvullen, bijvoorbeeld - De belangrijkste zorg die ik op dit moment heb is … - De kans die ik zie is …
  • Bij een voorstel kan je iedereen één woord als reactie laten geven (via spraak of via chat)
  • Laat deelnemers in groepjes overleggen via virtuele breakout rooms (of eventueel via telefoon)

Hoe voorkom je dat deelnemers afhaken?

  • Stem via een groene, oranje of rode kaart
  • Geef cijfers via de chat voor bijvoorbeeld ‘Hoeveel vertrouwen heb je op dit moment in de koers’ of ‘Hoeveel werk heb je op dit moment?
  • Zorg voor veel afwisseling in scherm. Gebruik de functie ‘scherm delen’ optimaal. Niets houdt je tegen om je presentatie zo levendig mogelijk te maken met grafieken, schema’s, filmpjes.
  • Gebruik de ‘poll’ functie indien beschikbaar of voeg ze in via Slido, Kahoot!
  • Gebruik de chat om het interactief te houden
  • Neem regelmatig een pauze, na zo’n 20 minuten is de concentratie wel op