Facilitair Advies bij aanbestedingen
Uw facilitaire dienst aanbesteden? Kent u het proces maar bent u op zoek naar een inhoudelijk specialist op het gebied van Facilitair Management? Wilt u bijvoorbeeld een duurzame koffieleverancier selecteren of een onderhoudspartij die kortere responsetijden hanteert? Wilt u liever een partner op strategische niveau dan een leverancier op operationeel niveau te moeten aansturen? De consultants van Facilicom Solutions kunnen u helpen om uw wensen en eisen te specificeren. Iedere facilitaire dienst is uniek en kennen hun eigen aandachtsgebieden, uitdagingen en toegevoegde waarden. Het is van belang om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van uw organisatie op de juiste wijze worden vertaald en terugkomen in de uitvraag. Onze consultants geven advies om te komen tot een specifiek programma van eisen, helpen bij het opstellen van de juiste (knock-out) criteria. Ook hebben onze consultants veel kennis van de facilitaire markt en kunnen helpen bij de marktconsultatie. Tevens beschikken ze over de juiste skills om een heldere uitvraag op papier en in de markt te zetten.
Hoe gaan we te werk
- We starten met een intakegesprek waarin we de behoefte vastleggen, de doelstellingen challangen en advies geven over belangrijke afwegingen die passen bij het type dienstverlening;
- We evalueren de vragen na het gesprek en daarbij formuleren wij een gedegen advies rondom elk onderwerp. De voor- en nadelen worden uitgebreid toegelicht;
- We houden een marktconsultatie om te zien welke ontwikkelingen nog meer relevant zijn en welke partijen mogelijk in aanmerking komen;
- Tijdens het schrijven van de aanbestedingsdocumenten zorgen wij voor de juiste formuleringen van de stukken en lichten toe waarom we bepaalde keuzes zouden maken;
- Nadat de aanbestedingsstukken zijn gepubliceerd, de partijen offertes hebben ingediend en het tijd is voor de beoordeling sluiten wij aan om de verschillende offertes/cases onafhankelijk te beoordelen op inhoud (door anonimisering). We trekken conclusies uit de offertes en geven advies;
- Met het onafhankelijke advies wordt de beste partij gekozen en zou optioneel een vervolg gegeven kunnen worden aan het project middels een implementatiemanager.
Wat is onze toegevoegde waarde?
- Wij brengen veel kennis mee over het totale facilitaire domein en kunnen daarmee uw inkoopadviseurs ondersteunen;
- We kennen de markt en kunnen op een simpele manier een marktconsultatie begeleiden;
- Middels ons advies over de formulering van aanbestedingsdocumenten zorgen we voor offertes welke aansluiten bij de kernbehoefte van de dienstverlening;
- Tips & Tricks over het beoordelen van de offertes; waar moet u op letten? Hoe kunt u checken of partijen doen wat ze beloven?
Klantcases
Het Eye Film Museum in Amsterdam had al een geruime tijd dezelfde schoonmaakleverancier en wilde in de markt onderzoeken of er wellicht een partij is die nog beter bij de organisatie paste. Facilicom Solutions werd ingeschakeld om dit proces te begeleiden. Een tendertraject volgde na de marktoriëntatie waarbij uiteindelijk een nieuwe leverancier is geselecteerd die goed aansluit op de wensen en dynamiek van het museum.
‘Onze organisatie in de GGZ groeit waardoor ons facilitaire bedrijf ook tijdig dient te kunnen schakelen bij o.a. het uitbreiden van de dienstverlening op huidige maar ook nieuwe woonzorglocaties. In middels hadden we daardoor te maken met veel verschillende schoonmaakleveranciers. Er was geen uniformiteit in kosten, kwaliteit en aansturing. Dit moest anders! Met de kennis en expertise van Facilicom Solutions is een tender in de markt gezet en zijn we uiteindelijk op 1 leverancier uitgekomen die ook de flexibiliteit heeft om tijdig op- en af te kunnen schakelen!’.
